Zaktualizuj program, ale uważaj na bazę danych
Ważna informacja dla przedsiębiorców: 26 stycznia przestanie obowiązywać obecna wersja programu Płatnik. Konieczna jest instalacja nowej. ZUS zaleca, by wcześniej wykonać kopię zapasową bazy danych oraz upewnić się, że znamy jej lokalizację i hasło dostępu.
26 stycznia ZUS zmienia obowiązującą wersję programu Płatnik z 10.01.001 na 10.02.002. Służy on do przygotowywania i przesyłania do ZUS dokumentów, np. comiesięcznych rozliczeń. Płatnicy składek, a wiec także przedsiębiorcy, powinni zaktualizować go najpóźniej przed przygotowaniem dokumentów rozliczeniowych za styczeń. ZUS zaleca jednak, by zrobić to jak najszybciej.
Są dwie metody instalacji. Jedna to samodzielne pobranie pliku instalacyjnego ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Druga, znacznie prostsza, polega na uruchomieniu programu i wyrażeniu zgody na instalację nowej wersji. Automatyczna instalacja będzie możliwa od 26 stycznia. Warto wykonać ją jak najszybciej, ponieważ z programu będzie korzystać wtedy mniej użytkowników i instalacja przebiegnie najszybciej.
Program Płatnik korzysta z bazy danych zapisanej na komputerze użytkownika. Bardzo ważne jest, aby przed instalacją upewnić się, że znamy jej dokładną lokalizację i hasło dostępu. ZUS zaleca także, aby dla bezpieczeństwa wykonać jej kopię zapasową.
Aktualizacja programu wynika z rozszerzenia zakresu danych przekazywanych do ZUS. Wersja 10.02.002 zawiera nowe dokumenty (np. ZUS RPA), a część już obowiązujących uzupełniono o dodatkowe dane (ZUS DRA, ZUS ZWUA). Zmiana formularzy jest związana z wprowadzeniem nowych przepisów. Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowozatrudnionych osób będzie wynosił 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia, a nie 50 lat jak dotychczas. Przedsiębiorcy przekażą więc ZUS więcej informacji, dzięki czemu będą mogli krócej przechowywać dokumentację pracowniczą. Skrócić okres przechowywania dokumentacji można także dla ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018 r. Trzeba wtedy jednak złożyć w ZUS dodatkowe dokumenty: ZUS OSW i ZUS RIA.
Poza programem Płatnik przedsiębiorcy mogą używać również Platformy Usług Elektronicznych ZUS (www.pue.zus.pl). Zakładka e-Płatnik na PUE jest na bieżąco dostosowywana do zmian w prawie. Nie wymaga instalacji.
